¿Cuáles son los deberes de un administrador en una copropiedad?

¿En tu conjunto se preparan para elegir el próximo administrador, pero no tienes claro cuáles son las labores que este individuo debe ejecutar? Teniendo en cuenta el papel tan importante que desempeña este personaje a la hora de garantizar el bienestar y la armonía entre los residentes, antes de votar durante la próxima asamblea de propietarios, ¡te recomendamos leer este artículo de OIKOS Constructora! A lo largo de este contenido te explicaremos cuáles son las responsabilidades claves que un administrador debe cumplir en su día a día. ¡Alista lápiz y papel y toma nota!

Funciones principales de un administrador de edificios

La gestión adecuada de un conjunto residencial va más allá de solo asegurarse de que las luces estén encendidas o los ascensores funcionen. Desde el mantenimiento de áreas comunes hasta la resolución de problemas cotidianos, el administrador desempeña un rol crucial en la comunidad. Conoce un poco más sobre las principales tareas que realiza un administrador a continuación:

- Gestión financiera: una de las responsabilidades más importantes de un administrador es la gestión financiera de la copropiedad. La persona debe encargarse de la elaboración de presupuestos, la recaudación de las cuotas por concepto de administración, el pago de facturas y la presentación de informes financieros a la asamblea de copropietarios.  

- Mantenimiento de áreas comunes: es deber del administrador asegurarse de que las áreas comunes del edificio, como los pasillos, escaleras, jardines y piscinas, estén en condiciones óptimas. Esto implica programar y supervisar actividades de mantenimiento regulares, como limpieza, pintura y reparación de daños, para garantizar un entorno agradable y seguro para todos los residentes. 

- Gestión de seguridad: la persona a cargo de la administración del edificio o condominio también se encarga de velar por la seguridad de los residentes y de sus propiedades. Esto incluye coordinar con empresas de seguridad para implementar medidas de vigilancia adecuadas, mantener actualizados los sistemas de control de acceso y responder de manera rápida y eficiente a cualquier emergencia o situación de riesgo que pueda surgir en el conjunto. 

- Gestión de residuos: otra función importante del administrador es la gestión adecuada de la basura generada por los residentes. Para ello, debe establecer horarios y normas para la recolección de residuos, promover prácticas de reciclaje y mantener el área de almacenamiento de basura limpia y ordenada para evitar problemas de salud y contaminación ambiental. 

- Resolución de conflictos: la administración, en conjunto con el comité de convivencia, actúa como mediador en situaciones de conflicto entre los residentes, ya sea por ruido excesivo, uso indebido de áreas comunes o disputas entre vecinos. Su objetivo es promover la convivencia pacífica y armoniosa en el edificio, buscando soluciones justas y equitativas para todas las partes involucradas.

¿Cómo se elige quién es el administrador del condominio?

De acuerdo con lo establecido en el artículo 38 de la Ley 675 del 2001, para seleccionar a la persona que se convertirá en administrador del conjunto, se deben seguir los siguientes pasos:

1. Convocar una asamblea: la elección del administrador se realiza obligatoriamente durante la asamblea general de copropietarios, la cual debe ser convocada por el presidente del consejo de administración del edificio o por un número suficiente de copropietarios, según lo establecido en el reglamento de propiedad horizontal. 

2. Presentar a los candidatos: en la asamblea, cualquier copropietario puede presentar candidatos para ocupar el cargo de administrador. Es importante que los candidatos cuenten con el respaldo de otros copropietarios y tengan la capacidad y experiencia necesarias para desempeñar el cargo de manera eficiente. 

3. Realizar la votación: una vez los candidatos se presenten, se procede a la votación. Cada copropietario tiene derecho a un voto, el cual puede ser ejercido personalmente o por medio de un poder otorgado a otra persona. El candidato que obtenga la mayoría de los votos será elegido como administrador.

¿Cuánto tiempo puede una persona permanecer en el cargo de administrador de propiedades?

La duración del cargo está determinada por diversos factores como el reglamento de propiedad horizontal y las decisiones de la Asamblea de Copropietarios. Conoce más detalles sobre estos y otros factores a continuación:

- Periodo de gestión: en la mayoría de los casos, el administrador es elegido por un período determinado, que suele ser de uno o dos años. Este tiempo puede ser establecido en el reglamento de propiedad horizontal o durante la asamblea de copropietarios. 

- Reelección: en algunos casos, un administrador puede ser reelegido para ocupar el cargo por períodos consecutivos si así lo deciden, por mayoría, los copropietarios. Esto suele depender del nivel de satisfacción que sientan los residentes con la gestión del administrador y de su disponibilidad para continuar en el cargo. 

- Renuncia o remoción: un administrador puede renunciar voluntariamente a su cargo en cualquier momento, o puede ser removido por la asamblea si se considera que no está cumpliendo adecuadamente con sus funciones. En estos casos, se procederá a elegir un nuevo administrador para completar el período restante.

Ventajas de contar con un administrador 

La administración de copropiedades en Colombia implica desarrollar a diario una serie de tareas esenciales que contribuyen al buen funcionamiento y mantenimiento de los conjuntos residenciales. Estas labores, aunque pueden pasar desapercibidas para muchos residentes, son fundamentales para garantizar un ambiente seguro, limpio y cómodo para quienes habitan en el edificio. Descubre a continuación las razones por las cuales la figura del administrador es necesaria e indispensable:

1. La administración se encarga de supervisar y coordinar el mantenimiento regular de las instalaciones, asegurando que estén en óptimas condiciones de funcionamiento. 

2. Facilita la resolución rápida y efectiva de problemas y conflictos entre los residentes, promoviendo una convivencia armoniosa en el edificio. 

3. Administra de manera eficiente los recursos financieros del conjunto, asegurando una distribución adecuada de los fondos para cubrir gastos y realizar mejoras necesarias. 

4. Implementa medidas de seguridad y vigilancia para garantizar la protección de los residentes y sus propiedades. 

5. Sirve como canal de comunicación entre los residentes y las autoridades locales, facilitando la transmisión de información relevante y la gestión de trámites administrativos. 

6. Contribuye a mantener y aumentar el valor de las propiedades dentro del edificio, mediante el adecuado mantenimiento de las instalaciones y la promoción de un ambiente agradable y seguro. 

7. Libera a los residentes de la carga de gestionar aspectos administrativos y de mantenimiento, permitiéndoles dedicar más tiempo a actividades personales y familiares. 

8. Brinda un servicio profesional y especializado en la gestión de edificios, asegurando un enfoque profesional en todas las actividades administrativas y de mantenimiento.

Ahora bien, esperamos que este artículo te haya sido de utilidad para conocer más en detalle cómo se administra un edificio y qué rol desempeña una persona en torno a este aspecto. Recuerda: si estás interesado en vivir en un condominio o conjunto residencial ideal, ¡solo debes visitar nuestro catálogo de apartamentos nuevos para comprar! Como una de las mejores constructoras de Colombia, contamos con un amplio portafolio de proyectos, tanto VIS como No VIS, entre los cuales seguramente encontrarás la vivienda perfecta para ti. Visita ya mismo nuestro website haciendo clic aquí para conocer nuestros proyectos de vivienda.